Jepang merupakan negara yang menjadi contoh terdepan dalam penerapan prinsip ini. Sejarah mencatat bahwa Eropa dan Amerika menjadi penemu benda-benda hebat seperti radio, mobil, dan sebagainya. Namun Jepang yang menyusul di belakang kini justru menjadi raja dalam hal-hal tersebut. Eropa dan Amerika boleh bangga dengan mengatakan bahwa mereka yang menciptakan produk tersebut, akan tetapi Jepang lah yang membuat inovasi dan pada akhirnya menunjukkan bahwa produk mereka lah yang lebih dibutuhkan oleh masyarakat.
Melalui kedua prinsip tersebut, Jepang berhasil menunjukkan bahwa masyarakat lebih tertarik dengan produk-produk yang lebih efektif dan efisien dibanding kuantitas dan kualitas yang berlebihan. Mobil misalnya, lain halnya produk-produk Eropa dan Amerika yang seringkali memiliki tenaga besar dan boros energi, produk-produk Jepang justru lebih efisien dan efektif. Ibaratnya untuk apa memiliki mobil 4WD jika hanya digunakan untuk perjalanan di dalam kota yang datar?
 |
| Efficiency (1n73rl0p3r.devientart.com) |
Trend ini pada akhirnya mengarahkan organisasi untuk seramping mungkin namun menunjukkan kualitas yang luar biasa. Bagi sebagian orang hal ini cukup aneh, bagaimana mungkin ketika faktor-faktor prduksi dikurangi namun hasil produksi justru terus meningkat. Disinilah organisasi ditantang untuk dapat seefektif dan sefisien mungkin dalam menjalankan bisnisnya. Salah satunya dalam hal human capital yang dimiliki oleh organisasi.
Menurut saya, setidaknya ada tiga langkah yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan human capital di dalam organisasi. Yang pertama adalah peningkatkan kualitas human capital, pembangunan sistem, dan pemanfaatan teknologi. Ketiga langkah ini bagi saya merupakan cara terbaik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan human capital dalam suatu organisasi.
Kualitas Human Capital
Peningkatan kualitas human capital menjadi salah satu cara paling efektif untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi suatu organisasi dalam menjalankan bisnisnya. Seringkali kita terjebak dalam paradigma semakin tinggi kuantitas maka semakin meningkat pula produktivitas organisasi. Paradigma semacam ini hanya melihat human capital sebagai angka-angka penjumlahan dan gagal dalam melihat human capital sebagai manusia.
Penelitian menunjukkan bahwa pada akhirnya ada sebuah titik dimana penambahan sumber daya justru memberikan korelasi yang negatif terhadap produktivitas organisasi. Bayangkan saja sebuah organisasi dimana memiliki banyak anggota akan tetapi tugasnya tidak terlalu banyak, maka pada akhirnya yang terjadi adalah sebagian anggota justru menjadi benalu dan mengganggu produktivitas anggota lainnya.
Pada akhirnya mau tidak mau kita juga harus mengakui bahwa tidak semua orang itu sama. Beberapa orang memang memiliki kemampuan yang lebih dibanding yang lain. Poin utama dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi suatu organisasi adalah melalui rekruitmen. Dengan merekrut orang-orang yang memiliki kualitas-kualitas terbaik, maka meski dengan jumlah yang sedikit namun produktivitas organisasi tetap akan tetap berkembang.
Misalnya saja pekerjaan dari dua orang yang biasa saja bisa dikerjakan oleh satu orang dengan kualitas unggul. Apabila kita merekrut tenaga-tenaga unggul dalam organisasi kita tentu biaya yang harus dikeluarkan relatif lebih sedikit daripada merekrut dua orang dengan kualitas sedang atau biasa akan tetapi tetap mendapatkan hasil yang baik.
Selain rekruitmen, organisasi juga memiliki tanggung jawab dalam pengembangan human capital yang dimiliki. Organisasi harus dapat meningkatkan kemampuan human capital yang dimilikinya agar pekerjaan-pekerjaan yang dilaksanakan dapat lebih efektif dan efisien dalam pengerjaannya.
Pembangunan Sistem
Terkadang beban kerja yang kita alami sebagian besar terjadi karena tidak adanya manajemen kerja yang baik. Sistem dan pembagian kerja yang serabutan serta asal pada akhirnya akan justru akan menambah pekerjaan itu sendiri. Oleh karena itu perlu adanya sistem yang baik dalam setiap tugas yang dilaksanakan.
Saya berikan sebuah ilustrasi:
Sebuah kantin mengalami permasalahan yang cukup rumit. Jumlah pengunjung kantin secara perlahan tapi pasti terus meningkat. Efeknya adalah jumlah meja yang tersedia dirasa kurang karena setelah digunakan meja tersebut harus dibersihkan dan disingkirkan terlebih dahulu piring-piring kotor dari pengguna sebelumnya sebelum dapat digunakan kembali oleh pengguna berikutnya.Dalam kasus tersebut, logika sederhana untuk memecahkan kasus tersebut adalah dengan menambah jumlah pelayan untuk mengambili piring-piring kotor dan membersihkan meja yang telah digunakan. Hal itu berarti menambah human capital yang dimiliki organisasi dan juga menambah biaya.
Namun permasalahan tersebut sebenarnya dapat diatasi dengan sebuah solusi tanpa harus menambah human capital yang berarti juga menambah biaya. Solusinya adalah sediakan sebuah meja tempat piring kotor sehinga para pengunjung kantin yang telah selesai menggunakan piringnya bisa meletakkannya disitu. Dengan sistem ini pengelola kantin tidak perlu menambah human capitalnya tetapi mengajak para pengunjung untuk ikut bertanggung jawab dalam kebersihan kantin. Sistem ini selain meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan kantin, juga efektif dalam meningkatkan rasa tanggung jawab para pengunjung terhadap isu kebersihan.
Tanpa adanya sistem yang baik, bukan tidak mungkin kesalahan yang sama juga akan terus menerus dialami dan organisasi masih saja bingung bagaimana menghadapi permasalahan tersebut. Pada akhirnya organisasi akan terlalu sibuk mengurusi hal-hal operasional rutin dan gagal melakukan perbaikan atau improvement. Human Capital yang dimiliki tersita oleh permasalahan-permasalahan rutin yang sudah sering terjadi dan sebenarnya telah diketahui pola pemecahannya.
Misalnya saja sebuah perusahaan manufaktur mengalami kerusakan dalam conveyornya sehingga macet dan tidak berfungsi. Kerusakan serupa sebenarnya pernah dialami perusahaan beberapa waktu yang lalu dan diketahui penyebab serta cara memperbaikinya. Namun sayangnya teknisi tersebut telah dipindahkan dan digantikan dengan teknisi baru yang belum pernah menghadapi permasalahan tersebut. Pada akhirnya perusahaan tersebut akan mulai dari nol lagi dalam menghadapi masalah yang sama.
Sistem yang baik seharusnya bisa mendokumentasikan dan mendistribusikan informasi-informasi penting semacam ini kepada semua orang. Sehingga meskipun anggota datang silih berganti dalam organisasi, namun organisasi tidak kembali ke nol dalam setiap masalah yang dihadapi. Salah satu contohnya dapat dituangkan melalui Standard Operational Procedure (SOP) atau dokumen-dokumen lainnya.
Pemanfaatan Teknologi
Teknologi diciptakan untuk mempermudah pekerjaan manusia. Bayangkan pada zaman dahulu kita harus menggosok-gosokkan batu atau kayu untuk menciptakan percikan api yang dapat digunakan untuk menyalakan api. Namun kini hanya dengan menekan tombol korak api, api dapat langsung keluar sehingga dapat kita gunakan.
Begitu pula dalam organisasi, sebuah organisasi yang baik harus dapat memilah-milah mana saja kegiatan rutin yang terjadi terus menerus secara berulang-ulang dan mengembangkan kemungkinan pemanfaatan teknologi dalam pengerjaan tugas tersebut. Dengan penggunaan teknologi ini tentunya human capital yang tersedia akan terbebas dari pekerjaan-pekerjaan rutin yang menyita waktu dan dapat fokus kepada pengembangan-pengembangan yang dapat dilakukan oleh organisasi.
Automatic Teller Machine merupakan salah satu contoh nyata penerapan teknologi sebagai langkah efektivitas dan efisiensi yang dilakukan oleh perbankan. Dahulu sebelum adanya ATM, dapat kita bayangkan berapa banyak waktu dan tenaga yang dihabiskan oleh para karyawan perbankan untuk menangani segala macam transaksi yang dilakukan oleh pelanggang mereka. Namun kini dengan adanya ATM, perbankan dapat mengurangi jumlah teller mereka karena banyak transaksi yang dapat dilakukan via ATM.
Arus Modernisasi
Trend dewasa ini memaksa organisasi untuk bertindak seefisien dan seefektif dalam mencapai tujuan mereka. Hal ini dikarenakan manusia mulai menyadari keteratasan sumber daya yang ada. Jika sumber daya tersebut dihambur-hamburkan begitu saja, dalam jangka panjang tentu akan merugikan bagi seluruh umat manusia atau organisasi.
Bahan bakar minyak misalnya, masyarakat kini mulai menyadari betapa sangat terbatasnya sumber daya tersebut. Keterbatasan ini pada akhirnya mendorong konsumen untuk membeli kendaraan-kendaraan yang hemat energi demi menjaga persediaan sumber daya yang dimiliki.
Begitu pula organisasi seiring berjalannya waktu seharusnya semakin bijak dalam menggunakan sumber daya yang mereka miliki, termasukjuga human capital yang meskipun jumlahnya sangat banyak akan tetapi kita sadar human capital tidak dapat berdiri sendiri tanpa memerlukan sumber daya yang lain.
Adalah sebuah pemborosan yang sangat tidak efektif dan efisien dengan menempatkan manusia hanya sebagai alat untuk melakukan tugas-tugas rutin yang terus berulang. Terlebih jika manusia-manusia tersebut merupakan manusia-manusia yang telah terdidik dengan baik. Seharusnya human capital semacam ini dapat dimanfaatkan sebagai ujung tombak dari perbaikan yang dilakukan organisasi. Terlebih dengan adanya akal sebagai anugerah terbesar yang diberikan Tuhan kepada manusia.
Jika kita terus menerus disibukkan dengan permasalahan yang sama, maka sepatutnya kita mempertanyakan dimana akal kita. Dimana mempertanyakan keberadaaan akal juga berarti mempertanyakan keberadaan manusia itu sendiri.
0 comments:
Posting Komentar